オフィスの片付けで業務効率アップ!整理整頓された状態を保つ掃除法

オフィスの片付けで業務効率アップ!整理整頓された状態を保つ掃除法

オフィスが汚れていると、なかなか仕事に集中できない、なんてことはないでしょうか。 しかし、オフィスは大勢の人が出入りする場所であり、散らかりがちになってしまいます。

また、忙しい日々の中、なかなか掃除まで手が回らない、なんてこともあるでしょう。 年明けなどは、オフィスを片付けて気持ちを切り替える良いチャンスではないでしょうか。 気持ちを改めて仕事をするためにも、オフィスを片付ける方法を考えてみましょう。

片付いたオフィスのメリット!掃除で業務効率アップ

オフィスを片付けて、整理整頓しておくことはメリットがいくつもあります。 まず、オフィスは仕事で使う物が数多く存在し、そこに私物もあって入り乱れている状態です。 そのままだと、必要なものが必要なときに見つからないこともあるでしょう。 整理整頓されていれば、それらをすぐに見つけられ、スムーズに仕事を進められることに間違いありません。

また、来客があった際に、オフィスが汚れていると、悪い印象を与えてしまうことがあるでしょう。 清潔なオフィスが信頼につながることがあります。

そして、散らかっている状態は、働く人たちの集中力低下を招きます。 これは心理学的にも言われていることで、散らかっている場所は仕事場には不向きだと言えます。 快適に仕事をするためにも、オフィスの片付けは大事だと言えるでしょう。

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オフィスが片付かない理由は?整頓されない原因

それでは、オフィスが散らかってしまう原因は、どんなものがあるのでしょうか。

書類が多く整頓されていない

紙の書類は意外に場所を取ります。 重要な書類や、見返すかもしれない書類など、捨てるタイミングを逃してしまうと、いつまでも残ってしまいます。 積み重なった書類や、整理されていない書類が、オフィスを乱雑な印象にしてしまうでしょう。

共有物と私物が入り乱れ掃除の妨げに

例えば、冷蔵庫を設置しているオフィスにありがちですが、冷蔵庫の中が誰のものか分からないもので溢れてはないでしょうか。 他にも本や文房具など、共有物と私有物が入り乱れてしまい、捨てて良いのかどうか、収納して良いものなのか、判断が難しくなってしまいます。 そうなると、正体不明のものが、いつまでも放置されてしまうことになります。

収納スペースの不足で整頓されない

収納が少ない場合は、なかなか片付きません。 また、収納があったとしても、スタッフが何をどこに収納すべきか把握していないこともあるでしょう。 何をどこに収納すべきか、というルールを整理して、改めて周知することを検討しましょう。

「掃除は誰かがやるだろう」と考えて片付かない

共有スペースに関しては「誰かがそのうち片付けるだろう」と考えて、放置されてしまうこともあるでしょう。 掃除したい、と思っている人がいても、そんな空気では誰も手を付けないのではないでしょうか。 何かしらのルールを設けて、散らかった状態が放置されないようにしましょう。

オフィス片付け前の注意点とは

オフィスを片付ける際、スムーズに進めるために注意すべき点はあるのでしょうか。 より無駄なく片付けるための注意点を確認しましょう。

片付け前に写真を撮影してイメージも固める

片付ける前に、まず散らかっている状態を写真に収めておきましょう。 どれだけ不衛生な状態で仕事をしているのか、客観的に見ることは片付けに対する意欲が高まります。

また、片付け前にどのようなオフィスにしたいのかイメージを固めておきましょう。 無暗に片付けを始めてしまうと、中途半端に終わってしまったり、処分すべきか迷ってしまったり、スムーズに進まない恐れがあります。 片付け後のイメージを固めることで、ゴールを明確にし、必要かそうでないのか判断できるのです。

新しい収納は片付け後に用意する

片付けのイメージを固めたら、戸棚やラックのような収納も用意したいところです。 しかし、新しい収納はある程度片付けが終わってから用意しましょう。

なぜなら、意外に収納を使わないこともあるからです。 持て余した収納があると、余計に片付いていないイメージを持たれてしまうこともあります。 本当に必要と判断できるまで、新しい収納の用意は控えましょう。

片付け中は仕事はしない

片付けは集中して行うべきです。 仕事の片手間で行ってしまうと、多くのことが中途半端になったり、必要なものを処分してしまったり、トラブルのもとになるかもしれません。 片付けの時間をしっかりと決めて、集中して取り組みましょう。

オフィス片付けのコツ!掃除で業務効率アップ

それでは、具体的にどのように掃除をすれば、オフィスは片付くのでしょうか。

不必要を仕分けして片付ける

オフィスの片付け、というよりも、あらゆる掃除や片付けの基本とも言えますが、まずは必要なものと不必要なものを分けることから始めましょう。 収納されているものも一度出して、仕分けを行います。 必ず不用品や必要のない私物が出てくることでしょう。 これらを適切に処分することで、収納スペースに余裕が出るはずなので、必要なものだけを改めて収納しましょう。

共有物や書類の定位置を決めて整頓

全ての共有物や書類などの定位置を決めましょう。 それにより、ものが放置されることが少なくなり、整理整頓されます。

もし、整理して収納できないようなことになるのなら、新たな収納を購入することも検討しましょう。 収納しきれないものを無理やりどこかに収納してしまうと、混乱を招いてしまい、結果的にそれが放置されたり、行方不明になったりしてしまうのです。 そのため、思い切って新しい収納を用意し、決まったルールで収納すれば、思った以上に整理されることがあります。

片付けや掃除はルール作りが大事

共有スペースや共有物など、複数の人が使う場合は「誰かが掃除をするだろう」「自分がやるべきことではない」などと誰もが考えて、放置されることがあります。 しっかりとルールを決めることで、これらが乱雑になってしまわないよう、管理しましょう。

また、共有スペースや共有物の中に、私物が紛れ込んでしまうと、さらにややこしいことになります。 共有物と私物が紛れることがないようなルール作りも必要だと言えるでしょう。 ラベルを使ったり、収納物のリストを作ったりすることで、管理やルールが分かりやすくなるため、ぜひ検討してみてください。

その他の片付け・掃除方法

その他にも、細かい場所を注意することで、オフィスがより綺麗に整頓されます。

デスク周りの片付け

オフィスのデスクが整理されていないと、仕事の効率を下げてしまうでしょう。 できるだけ、必要なものを適切な場所に置くことを心がけましょう。 引き出しを活用することも忘れないでください。仕切りを使用して種類で分けたり、目的によって引き出しを使い分けたりなどの工夫で、より整理できるはずです。 また、書類はデスクの上に放置せずに、必要なときに取り出せるよう、収納しておきましょう。

書類はファイリングして片付ける

乱雑になりがちな書類をしっかりとルールを決めて片付けましょう。 例えば、種類ごとにファイルやフォルダを色分けして収納すると良いでしょう。 また、保留フォルダがあると便利で、判断に困ったら一度そこに入れておけます。

ただ、保留のものがいっぱいにならないように注意しましょう。 他にも、書類をいつまで保存しておくのか、ルールを決めることも重要です。 定期的に書類の要否を見直すルールもあれば、書類で溢れかえることも少なくなるでしょう。

データ化やクラウド保存で無駄を減らす

書類の片付けにも言えることですが、紙のものをデジタルスキャンによってデータ化することで、ものを減らすことができます。 最近では名刺もデータ化し、クラウドで保存することもあるようです。

オフィスの片付けで不用品が出たら

オフィスを徹底的に整理すれば、たくさんの不用品が出てくることでしょう。 中にはパソコンやキャビネットなど、幅を取っていたけれども、使わないことがわかった、なんてことも。

そういった場合は、不用品回収業者に依頼して、引き取ってもらうのも一つの手段です。 不用品が比較的新しい製品だった場合は、買取対応もしてくれることがあるので、コストも抑えられるでしょう。

また、オフィスから出た不用品が回収後に、海外でリユースされることがあります。 処分したものが、もしかしたら海外の企業で大活躍することもあるのではないでしょうか。 ぜひ、これらを参考にして、環境の良いオフィス作りを試してみてください。

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もったいない運送 | 片付けが社会貢献や寄付につながる不用品回収

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